Typologie de client
Société spécialisée en formation en présentiel sur des sites divers en France métropolitaine, pour environ 1 300 sessions de formations par an, pour un minimum d’une dizaine de stagiaires chacune.
Problématique du client
Au Siège, une équipe d’une dizaine de personnes est en charge de faire produire l’ensemble des documents liés aux sessions de formation, les supports de cours, les cahiers d’exercices, les questionnaires et documents administratifs, ils doivent aussi assurer le suivi de cette production, et en rendre compte auprès de leurs formateurs hors site.
Cette équipe avait pour habitude de confier ses travaux d’impression à un prestataire en Ile-de-France, à travers un portail web-to-print générique et non automatisé. Les commandes étaient traitées manuellement par le prestataire, et le volume quotidien de demandes était tel, que de nombreuses erreurs de préparation étaient commises : oubli de documents, documents envoyés à la mauvaise adresse, non-respect des délais, etc... Ces dysfonctionnements entrainaient une insatisfaction croissante chez les utilisateurs et les formateurs, qui souvent ne recevaient pas leur documentation en temps et en heure, ou recevaient une commande incomplète.
Côté client, la facturation des commandes était fréquemment différente de la commande initiale, ce qui pouvait entraîner des problèmes comptables.
La réponse d'INGENIDOC
Après avoir réalisé un audit des besoins du client et compris sa problématique, nous avons proposé de simplifier le processus de passage des ordres et d’automatiser la production de leurs documents :
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Déploiement d’un portail Web-To-Print personnalisé.
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Après étude des documents, mise en place d’une boutique au sein du portail, reprenant uniquement les documents utilisés par les donneurs d’ordre, listés par catégorie, et modélisés en amont. Par exemple, les supports de cours étant systématiquement présentés sous la même forme, nous avons programmé l’outil pour que l’utilisateur n’ait pas à saisir les caractéristiques de son document, il télécharge simplement son fichier PDF dans l’icône correspondant aux supports de cours, et l’additionne à son panier. L’outil connaît la mise en page du document, le type d’impression (couleur ou noir, recto ou recto verso, type de papier, couverture, finition,…) car ces caractéristiques ont déjà été programmées. Il en est de même pour chaque document utilisé. Certains documents sont figés et stockés dans la boutique, l’utilisateur n’a pas à les télécharger.
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Automatisation de la production : une fois la commande passée par le demandeur, celle-ci arrive directement prête à l’impression dans la presse numérique correspondante, l’opérateur n’a plus qu’à charger le bon papier et libérer la file d’impression. L’automatisation garantit une meilleure réactivité et zéro erreur dans la production.
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Traçabilité des documents : à l’impression, un code barre unique est généré par l’outil et imprimé sur le document et sur la fiche de production, elle-même calquée sur la commande reçue via le portail. Lorsque la commande est produite, nos collaborateurs en charge des expéditions doivent flasher les différents codes-barres. Si ceux-ci ne correspondent pas à ceux répertoriés sur la fiche de production, la commande reste bloquée sur le site et ne peut pas être expédiée, ainsi le risque d’erreur dans une commande est considérablement réduit.
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Traçabilité des commandes : l’utilisateur peut voir en temps réel, à travers le portail, où en est le traitement de sa commande. Lors de sa mise en livraison, la commande se voit attribuer un numéro unique de bon de livraison, celui-ci est rattaché au système de tracking du transporteur (UPS, Colissimo, autre…) et le donneur d’ordre peut cliquer sur le lien correspondant, être redirigé automatiquement vers le site du transporteur et suivre sa commande.
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Facturation de la commande : la commande est chiffrée automatiquement lors de la saisie par le donneur d’ordre, car l’ensemble des tarifs négociés sont intégrés à l’outil, y compris les coûts de livraison, et ce quel que soit le mode de livraison choisi. A la finalisation de la commande, le donneur d’ordre peut récupérer un bon de commande numéroté unique, chiffré HT et TTC, qui sera exactement le reflet de ce qui sera facturé, car les factures sont éditées automatiquement, sans intervention humaine. Ce processus garantit une totale transparence pour les utilisateurs.
Bénéfices apportés par la solution INGENIDOC :
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Simplification de la procédure de passation de commande : grâce à un outil simple et ergonomique personnalisé. Quelques secondes suffisent pour passer commande contre plusieurs minutes avec l’ancienne solution.
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Diminution drastique des erreurs de production : l’automatisation de la production et le système de traçabilité par code barre permet de produire du premier coup sans erreurs.
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Meilleur respect des délais : une commande passée avant 12 h 00 est livrée le lendemain, partout en France métropolitaine, systématiquement. Possibilité de gestion des extrêmes urgences.
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Meilleur suivi de la production : les donneurs d’ordres ont accès via le portail à un « tableau de bord » qui leur permet de toujours savoir où en est leur production, ils peuvent ainsi répondre plus efficacement aux demandes de leurs clients externes, les formateurs.
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Meilleure maîtrise des budgets : aucune différence entre la facture globale éditée chaque mois et les commandes correspondantes. Un fichier récapitulatif est communiqué, ainsi qu’un tableur .xls reprenant l’ensemble des consommations du mois. Gain de temps évident pour le gestionnaire du contrat.
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Meilleure gestion globale : Les solutions proposée par INGENIDOC ont permis à ce client de réduire ses coûts d’impression de près de 20 % en augmentant la satisfaction de ses clients internes (donneurs d’ordres) et externes (formateurs hors site).