Typologie de Client
Société spécialisée en formation disposant de son propre centre de reprographie intégré et de 5 centres de formations en France. Les formations sont dispensées en interne, pour environ 6 000 élèves par an. Les cours dispensés se composent de près de 450 modules.
Problématique du Client
Cette société dispose d’un Centre de Ressources Documentaire, géré par une personne, qui a entre autre pour mission, la tâche de préparer les supports de cours pour les formateurs, des intervenants externes.
La procédure de préparation des supports se présente de la façon suivante : le formateur souhaite préparer un support, il interroge le Centre de Ressources pour obtenir la dernière version à jour du support, qu’il reçoit par mail.
Après l’avoir modifié, il le renvoie, toujours par mail, celui-ci est alors préparé (intégration des éléments de charte graphique du centre de formation, autres opérations de mise en page) manuellement par la Gestionnaire du Centre de Ressources, qui valide le document et l’envoie ensuite au centre de reprographie intégré, après avoir enregistré cette dernière version sur leur base de données, un simple répertoire de fichiers.
Cette procédure, quoique bien rôdée, présente des effets indésirables :
- Processus extrêmement chronophage,
- Instable du point de vue de la traçabilité du document,
- La réussite de la création du support dépend uniquement du professionnalisme de la Gestionnaire du Centre de Ressources,
- Cette manière de travailler n’implique pas les formateurs et ne les responsabilise pas.
Ce client recherche donc une solution permettant d’améliorer son fonctionnement et ainsi, soulager la charge de travail de la Gestionnaire du Centre de Ressources documentaire, d’autant plus que le nombre de formations est en augmentation.
La réponse d’INGENIDOC :
Après avoir organisé plusieurs réunions préparatoires avec l’ensemble des intervenants concernés chez le client (Gestionnaire du Centre de Ressources, Direction Technique, DSI, DG, Responsable Pédagogique), la solution apparaît comme évidente : il faut proposer une solution de GED (Gestion Electronique de Documents), afin de permettre au client de capitaliser sur son fond documentaire, et une solution de mise en page automatique, afin de simplifier la création des supports de cours.
La solution se déploiera sur deux axes :
Un axe comprenant une solution de mise en page automatique des documents de formation, intégrant les éléments liés aux formateurs. Le déploiement de cette solution a nécessité un développement spécifique avec la coopération de l’éditeur du logiciel métier du Client.
La solution de mise en page automatique intègre en effet des éléments (dates des sessions, identité des formateurs, adresses mails valides, références des formations, etc…) nécessaires pour une utilisation optimale de l’outil de mise en page automatique.
- Accès au service sécurisé par login et password,
- Le formateur a accès uniquement aux sessions de formation le concernant,
- Il peut aller chercher en choisissant sa session, soit les fichiers sources dans la base du Client, soit ses propres fichiers,
- Le formateur peut, en quelques clics, assembler automatiquement son document à partir de plusieurs fichiers différents (Word, XLS, PPT, PDF, autres….),
- Le document se met en page automatiquement en intégrant les couvertures, sommaire, intercalaires, numérotation des pages, mentions légales, etc… en quelques secondes,
- Le formateur peut valider en ligne son document, une fois cette opération effectuée, la Gestionnaire du Centre de Ressources n’a plus qu’à relire le document et vérifier sa conformité. Si c’est OK, elle le valide et le document est intégré à la GED.
Le second axe concerne la GED, celle-ci est conçue pour permettre au client de capitaliser sur sa base documentaire :
- Chaque document composé est intégré automatiquement à la GED,
- Traçabilité du document : horodatage et identification de l’auteur,
- Gestion des versions jusqu’à V-4,
- Réplication quotidienne de la base de données sur nos serveurs – garantie de sauvegarde,
- Système GED lié à l’application de création de documents et de mise en page automatique,
- Possibilité pour l’administrateur de consulter les fichiers sources, flipbooks et BAT des documents,
- Possibilité pour le formateur de visualiser les BAT PDF ou Flipbook en ligne en ouvrant ses sessions,
- Tableau de bord permettant à l’administrateur de contrôler que les supports sont faits en temps et en heure pour assurer les sessions – système d’alerte par code couleur et messages mails ciblés,
- Possibilité pour l’administrateur de choisir son mode d’impression, via un portail web to print, soit en interne dans son centre de reprographie, soit en externe chez INGENIDOC.
Bénéfices apportés par la solution INGENIDOC :
- Meilleure gestion du temps : la Gestionnaire du Centre de Ressource n’a plus à assumer les tâches en amont de la création du document, et ainsi voit sa charge de travail libérée des tâches chronophages à faible valeur ajoutée.
- Meilleure gestion de la base de données : la gestion des différentes versions permet d’épurer au fil de l’eau la base de données, pour ne conserver que les documents utiles et à jour, et ainsi capitaliser sur une base documentaire saine.
- Meilleure traçabilité des documents : les applications de la GED permettent de connaître en temps réel les évolutions de chaque document, et ainsi éviter toute erreur dans leur conception.
- Sécurisation des données : les mises à jour et réplications quotidiennes garantissent au client une base accessible à tout moment, sans risque de perte d’information.