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Étude de cas : centre de formation de taille international

Typologie de Client

Société industrielle avec un Centre formation intégré, à la maintenance de tous les produits de sa gamme.

Problématique du Client

Au sein du service formation, des classeurs doivent être préparés à J-3 date de la formation. Le classeur est constitué de feuillets, d’onglets, et de plans pliés à partir d’un ensemble de fichiers PDF.

Certains PDF sont communs à plusieurs classeurs, la préparation des classeurs est lourde à gérer du fait du nombre de « grain » PDF et de leur actualisation, ainsi que de la préparation du classeur sans aucune erreur ou oubli.

La préparation des classeurs en interne n’est plus envisageable au regard de l’enchainement des formations et du temps disponible du formateur qui doit se concentrer sur l’actualisation des documents et la dispense des formations techniques relative au produit que vends le groupe.

La réponse d’INGENIDOC :

Après audit de la problématique INGENIDOC a proposé un portail de commande : E-print.

  • Incluant la gestion de nomenclatures et articles associés à ces nomenclatures.
  • Selon les statuts « propriétaire du document » ou « réapprovisionneur », un travail collaboratif a été mis en place.
  • Ainsi l’actualisation d’un PDF actualise automatiquement tous les classeurs utilisant ce PDF.
  • Le classeur peut être construit en quelques clic par glissé-déplacé à travers la nomenclature qui est capable d’ordonner les éléments PDF. L’ordre peut être changé par des glissés-déplacés des éléments.
  • Ensuite, est commandée à travers le portail E-print, la nomenclature (c’est-à-dire le classeur complet fini), tout est précisé, la quantité, le lieu de livraison, etc.

Bénéfices apportés au client :

  • INGENIDOC a permis une capitalisation des donnés et un délai de 48 h entre les commandes.
  • Zéro erreurs, grâce à un processus de gestion encadré par des codes-barres.
  • Les intervenants peuvent maintenant fonctionner en télétravail depuis des sites tiers du lieu de formation pour la partie en amont de leur intervention.